A Contabilidade na era Digital

Longe vão os tempos dos gabinetes repletos de papelada e dos imensos arquivos de documentos, a acumular poeira.

Vivemos numa era #digital que tem transformado praticamente todos os aspetos da nossa vida quotidiana e da vida das nossas empresas. Naturalmente, a #contabilidade não poderia ser a excepção.

Os gabinetes de contabilidade e os serviços de contabilidade mudaram. Mudaram muito e mudaram para melhor, muito melhor!

Os grandes beneficiados com toda a transformação que se tem verificado são, em primeiro lugar, os contabilistas mas é nos seus Clientes que se refletem os maiores benefícios e ganhos de toda esta transformação.

E porquê? Bom, é isso mesmo que iremos explicar neste artigo...

Recordemos a contabilidade clássica

Quem já foi Cliente de um serviço de contabilidade "clássico" recordará, com certeza, que um dos aspetos mais problemáticos da contabilidade clássica (senão mesmo o mais problemático) era, sem dúvida, "a quantidade de papel" envolvida no processo.

Senão, vejamos alguns dos constrangimentos mais significativos que daí advinham:

• A necessidade de deslocações para entrega e recolha da documentação nos gabinetes de contabilidade, o tempo despendido nessas deslocações e os custos associados,

• O risco de perda de documentos e a respetiva dificuldade de controle,

• O tempo necessário para efetuar o processamento manual de toda a documentação e o risco de erro inerente a esse processamento manual,

• A impossibilidade de ter informação atualizada para suporte atempado à gestão,

• A complexidade inerente à organização e arquivo dos documentos,

• Os meios necessários para arquivo e preservação dos documentos (pastas, armários, instalações, etc) e o respetivo custo associado,

• A dificuldade em se conseguir encontrar rapidamente documentos cuja consulta se torna necessária em determinado momento,

• O risco de perda, por acidente, de todo esse arquivo em papel.

E já reparou que o serviço de contabilidade clássico também lhe limitava consideravelmente a sua opção na escolha do seu gabinete de contabilidade, condicionado que estava pela distância geográfica dos mesmos?

Falemos agora da contabilidade atual, digital

Pois agora deixou de ter essa condicionante e passou a poder escolher o gabinete de contabilidade que mais lhe agradar, aquele que lhe apresentar a proposta mais interessante para si, quer ele esteja fisicamente sediado no norte, no centro, no sul, no interior ou no litoral.

E isto tornou-se possível porque os serviços de contabilidade na era digital passaram a ter como base a utilização da internet e a contabilidade da sua empresa passou a estar 100% online, na #nuvem (como se costuma dizer) ou, se preferir, na #cloud.

Passou a ser uma contabilidade desmaterializada, com processos mais simples, transparentes e, acima de tudo, mais rápidos.

Acabaram-se as deslocações, acabou-se o tempo gasto nessas deslocações, acabaram-se os custos inerentes. Os documentos passaram a ser enviados para o seu gabinete de contabilidade por via electrónica, sem custos e sem demoras.

Os documentos desmaterializados passaram a ser mais fáceis de controlar, reduzindo assim o risco de perda e os custos com o papel, os custos de impressão, etc.

Passou a ser possível a implementação de processos automatizados que reduzem consideravelmente o tempo de processamento e o risco de erro ou de inconsistência na informação.

E o Sr. Empresário passou a ter uma contabilidade sempre atualizada, com informação atempada, sempre acessível no seu computador ou dispositivo móvel, para o ajudar na tomada de decisão, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Os documentos passaram a ser arquivados digitalmente e passaram a estar simultaneamente disponíveis para si, Sr. Empresário, e para o seu contabilista. Acabaram-se aquela situações em que precisava de consultar uma fatura de um fornecedor mas esta estava com o seu contabilista...

E já reparou bem no nível de redução de custos que se consegue só em termos de arquivo? Os custos de arquivo passaram a ser praticamente nulos!

Passou igualmente a ser extremamente fácil e rápido procurar e encontrar aquele documento que necessita num determinado momento.

Com a contabilidade digital aumenta também, de forma significativa, o nível de #segurança da informação da sua empresa, do seu arquivo documental, com recurso a #backups permanentes dos seus documentos, fiscalmente relevantes.

Mas isto aumenta o distanciamento na relação...

Nesta altura, poderá estar o Sr. Empresário a pensar que, com toda esta tecnologia, a sua relação com o seu contabilista ficará mais "distante" e menos "pessoal". Certo?

Mas não, antes pelo contrário!

É que com toda esta "revolução" digital e automatização de processos o seu contabilista passou a ter mais tempo para si e para o apoiar no desenvolvimento do seu negócio, sem que isso se traduza num aumento do custo do serviço.

Paralelamente, os serviços de contabilidade passaram a ser complementados com canais de comunicação à distância (chat, videochamada, email, telefone) que anulam todos os constrangimentos que pudessem ser colocados por uma eventual distância geográfica.

Sem necessidade de deslocações passou também a ser mais prática a realização de reuniões (à distância).

Estamos convictos que a contabilidade digital não só não aumenta o "distânciamento" da sua relação com o seu contabilista como, pelo contrário, reduz esse mesmo distânciamento proporcionando uma relação mais presente e efetiva.

Por fim, referir ainda outro dos aspetos especialmente relevantes de toda esta transformação digital - passamos a ter uma contabilidade verde, sustentável, amiga do ambiente!

Em resumo

A contabilidade na era digital traz inúmeros benefícios para os Srs. Empresários, entre os quais destacamos os seguintes:

• é 100% online

• não coloca barreiras geográficas

• não requer deslocações

• é mais simples e transparente

• está sempre atualizada e disponível

• os documentos são arquivados digitalmente

• possui um maior nível de segurança da informação

• possui custos menores

• ... e é amiga do ambiente!

Somos uma empresa 100% digital e promovemos a digitalização das micro e pequenas empresas e dos seus processos de negócio. Colocamos a tecnologia ao nosso serviço e ao serviço dos nossos Clientes, apostando num suporte de "proximidade".

Se a sua contabilidade ainda é uma contabilidade clássica, não hesite. Entre em contacto connosco e faça a transição para o digital. Teremos todo o gosto em ajudá-lo.

SEMPR ao seu dispor!